Разом з тим таке розуміння понять «проект» і «управління проектами» породжує проблему їхнього співвідношення з іншими поняттями, що відбивають перспективно орієнтовану бібліотечну діяльність. Насамперед, мова йде про співвідношення проекту і програми — термінів, які часто вживаються як синоніми. Поширений варіант, коли програма іменується концепцією, і навпаки. Наприклад, винесений на широке обговорення проект Концепції загальнодержавної програми збагачення та розвитку культури і духовності українського суспільства на 2007–2011 роки (в одному документі державної ваги маємо три поняття — проект, концепція, програма!).

Концепція (лат. — розуміння, система): 1) сукупність поглядів, спосіб розуміння, тлумачення окремого предмета дослідження; 2) провідний задум, що визначає стратегію дій у здійсненні реформ, програм, планів (Економічна енциклопедія –— К., 2001; Т., 2001). Найбільш загальна позиція в методології управління полягає в представленні понять «програма», «проект» як особливих форм моделювання різних систем діяльності.

Наведемо визначення поняття «програма»: «Програма — план наміченої діяльності та її окремих видів» (Економічна енциклопедія.— К., 2001; Т., 2001). Отже, програмою є сукупність проектів, або проект, що відрізняється особливою складністю і методами управління. У програмах визначаються чіткі пріоритети і передбачається ресурсне забезпечення. Програмний підхід на рівні регіону дозволяє активізувати найефективніші варіанти розвитку території з найменшими витратами. Програми є основою державної бюджетної політики, орієнтованої на реалізацію найважливіших задач розвитку. Крім того, програма є предметом методологічної організації в тому сенсі, що вона виявляє не тільки системно-організаційний зміст діяльності, але й зміст тих науково-теоретичних знань, які залучаються для її реалізації. За ступенем важливості відповідно до наданого статусу виділяють державні, президентські, регіональні, галузеві цільові програми і проекти. Регіональним і галузевим програмам, залежно від важливості задач, може надаватися статус державних. Державні цільові програми є найважливішим засобом реалізації структурної політики держави, активного впливу на соціально-культурні процеси для досягнення поставлених цілей. У сукупності факторів розвитку бібліотечної справи ключову роль відіграють державні цільові програми, спрямовані на вирішення найактуальніших проблем сучасності. Серед діючих сьогодні — Державна програма розвитку і функціонування української мови на 2004–2010 роки, Державна програма «Українська книга», Указ Президента «Про деякі заходи з розвитку книговидавничої справи в Україні» (21.03.06, № 243).

У своїй практичній діяльності ми нерідко звертаємось до досвіду російських колег, особливо з упровадження в роботу бібліотек нових інформаційних технологій. Першим з пріоритетних напрямів державної бібліотечної політики саме в цій галузі стала реалізація програми «Створення загальноросійської інформаційно-бібліотечної комп’ютерної мережі «Лібнет». У її рамках закладено основи національної нормативно-методичної бази, орієнтованої на широке впровадження нових інформаційних технологій у роботу бібліотек. Великим досягненням стала модернізація нормативної бази каталогізації. Продовжується модернізація комп’ютерного парку бібліотек системи Міністерства культури Росії і нарощування потужностей локальних мереж. У масштабах країни на кооперативній основі розгорнуто роботи зі створення регіональних інформаційно-бібліотечних мереж як ланок загальноросійської мережі «Лібнет». В Україні аналога мережі «Лібнет» не існує, натомість є Національна програма інформатизації на 2006–2008 роки, діє Указ Президента «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій» (20.10.05, № 1497), у плані роботи Міністерства культури і туризму України передбачено розробку, затвердження та забезпечення впровадження Програми створення і підтримки діяльності інформцентрів європейської інтеграції в публічних бібліотеках України та проекту Державної програми інформатизації бібліотек України.

Початок нового тисячоліття для ЮНЕСКО ознаменувався прийняттям нової програми «Інформація для всіх», яка стала своєрідним узагальненням результатів діяльності організації в одній з найважливіших програмних галузей 1990-х рр.: «Комунікація, інформація та інформатика на службі людині». У той же час нова Програма націлена в майбутнє, пов’язане з вирішенням одного з головних завдань нашого часу — створенням глобального інформаційного суспільства. Базові положення програми, пройняті ідеями міжнародної Декларації прав людини, відбивають конституційний мандат ЮНЕСКО «підтримувати, зберігати, збільшувати і поширювати знання».

Основою програми є конвергенція (лат. — наближатися, сходитися; сходження, зближення) інформаційно-телекомунікаційних технологій і концепція інформаційного суспільства, що затверджується у світі. У ній фактично формуються основи інформаційних прав суспільства майбутнього, створюється платформа для розвитку інтелектуального співробітництва між країнами у виробленні міжнародної політики в сфері його побудови.

Програма «Інформація для всіх» складається з п’яти розділів: 1.«Розвиток інформаційної політики на міжнародному, регіональному і національному рівнях»; 2. «Розвиток людських ресурсів, навичок і умінь в інформації»; 3. «Посилення ролі інституцій у забезпеченні доступу до інформації»; 4. «Розвиток інструментів, способів і систем інформаційного менеджменту»; 5. «Інформаційні технології для освіти, науки, культури і комунікацій». Зміст програми охоплює практично весь спектр проблем, що стосуються створення, поширення і забезпечення доступу до інформаційних ресурсів. Вибудована ієрархія проблем створює основу для цільової орієнтації будь-якого конкретного проекту, що охоплює сферу інформації й інформатизації. Універсальність положень програми створює можливості для розвитку загальних стратегій, методів і інструментарію у побудові правового й вільного інформаційного суспільства.

Російський національний комітет програми ЮНЕСКО «Інформація для всіх» створений наприкінці 2000 р. У нього ввійшли представники всіх основних міністерств і відомств, які займаються проблемами інформатизації країни, а також керівники організацій, що поєднують професійне Інтернет-співтовариство Росії. В Україні аналогічного національного комітету цієї програми не було створено. Разом з тим, необхідно сказати про участь українських бібліотек у проекті Комісії ЄС «Калімера» (повна назва «Використання в культурі: місцеві заклади як посередники в організації доступу до електронних ресурсів»), який створив підґрунтя для заснування довгострокової партнерської взаємодії закладів культури (бібліотек, музеїв, архівів тощо) європейських країн, а також для створення розвинутих мереж і систем з метою використання різних ресурсів знань в рамках Шостої Європейської Програми формування Єдиного Європейського Наукового Простору. Нашу державу в зазначеному проекті представляє Кіровоградська ОУНБ ім. Д. Чижевського, яка є його координатором в Україні та впроваджує сучасні інформаційно-комунікаційні технології у бібліотечну справу. Необхідно також зазначити, що за браком чітко сформульованих на національному рівні завдань державної політики щодо розширення доступу до знань, існуючі сьогодні реалізовані веб-проекти, що є переважно приватними чи громадськими ініціативами, демонструють можливості та переваги використання інформаційно-комунікаційних технологій в освіті, науці і культурі.

Перший етап роботи з програми «Інформація для всіх» — пропаганда ідей програми серед різних верств суспільства, починає оформлюватися в реалізацію конкретних заходів. Тенденція до децентралізації державного управління, розвитку місцевого самоврядування спонукає бібліотеки йти шляхом реформування діяльності, припускає нову цільову настанову, а саме щодо участі бібліотек у цільових програмах збереження і розвитку культури регіонів. Тобто, ми говоримо про регіональні програми, які є системою взаємопов’язаних заходів, плану дій органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, спрямованих на забезпечення планомірно-пропорційного соціально-економічного розвитку регіону. Регіональні програми складають на короткотерміновий (до 1 року), середньотерміновий (від 1 до 5 років) і довготерміновий (понад 5 років) періоди.

Звичайно цільові програми містять безліч взаємозалежних проектів, об’єднаних загальними завданнями, виділеними ресурсами і часом, відведеним для їхнього виконання. Такі програми можуть бути міжнародними, державними, національними, регіональними, міжрегіональними, галузевими, міжгалузевими і змішаними. Як правило, програми формуються, підтримуються і координуються на верхніх рівнях управління: державному (міждержавному), обласному, міському та ін. Складність проекту і вибір для його здійснення відповідних методів і засобів управління визначають, насамперед, його масштаби, а потім і його тип. У зв’язку з цим усі проекти, що здійснюються в бібліотечній сфері, доцільно об’єднати в чотири класи — мегапроекти, мультипроекти, монопроекти, малі проекти.

Мегапроекти — це цільові програми розвитку культури. Вони містять, як правило, ряд взаємозалежних проектів розвитку не тільки бібліотек, а й музеїв, театрів, центрів дозвілля, тобто всього культурного середовища, поєднаних у мегапроекті загальною метою, виділеними ресурсами і часом, відведеним для їхнього виконання.

Мегапроекти мають низку відмінних рис: високу вартість; трудомісткість; тривалість реалізації; віддаленість районів реалізації, а отже, додаткові витрати на інфраструктуру; вплив на соціальне і культурне середовище регіону і навіть країни в цілому. Класичним прикладом мегапроекту є «Пушкінська бібліотека» — програма, ініційована Інститутом «Відкрите суспільство». Проект було розраховано на три роки, починаючи з 1998 р. Його мета — формування інфраструктури, що поєднує видавців, книгорозповсюджувачів, бібліотеки, користувачів. Для цього передбачалося видання і розповсюдження по бібліотеках необхідної суспільству літератури з економіки, політології, права, психології, філософії, літературознавства, культурології, дитячої і художньої, довідників. У рамках проекту здійснюється автоматизація найбільших регіональних і, частково, районних бібліотек. Бібліографічна інформація про книги розміщується в друкованих і електронних каталогах, а також в Інтернеті — для видавців, книгорозповсюджувачів, бібліотекарів. На сьогодні цей мегапроект, зберігши назву, трансформувався у некомерційний фонд підтримки книговидання, освіти і нових інформаційних технологій. Співпраця НФ «Пушкінська бібліотека» з бібліотеками базується на діяльності регіональних бібліотечних центрів (РБЦ), які є провідниками і координаторами його програм у регіонах. У рамках Фонду діють програми, безпосередньо пов’язані з бібліотеками: «Сільська бібліотека», «Читання», «Позакласне читання».

Наступний клас складають мультипроекти — комплексні програми, пов’язані з визначенням концепцій і напрямів стратегічного розвитку бібліотек, пристосованого до динамічних змін зовнішнього середовища. Такий тип програмування формується в бібліотечній сфері на рівні малого міста. Якщо поставити за мету розробку концепції використання потенціалу малого міста в реалізації програми збереження, відродження і розвитку культури, то положення цієї концепції стануть фундаментом побудови соціального проекту розвитку бібліотечного обслуговування. При цьому треба враховувати той факт, що у проектуванні регіонального розвитку бібліотечного обслуговування має реалізовуватися диференційований ситуаційний підхід. Обов’язковою умовою такого підходу буде здійснення типології районних централізованих бібліотечних систем малих міст, яку покладено в основу диференціації регіональних мультипроектів. Глибока обізнаність з реальним життям наших малих міст дає нам підставу для визначення таких типів ЦБС:

Ще раз підкреслимо, що мультипроекти відбивають важливі тенденції в розвитку управління бібліотечною справою на регіональному рівні. Перша з них — взаємодія бібліотеки з різними культурними співтовариствами, освітніми й інформаційними установами в єдиному процесі формування культурного середовища регіону.

Третій клас проектів — монопроекти. Вони здійснюються на рівні однієї бібліотеки, мають визначену мету, чіткі норми фінансів, ресурсів, часу. Монопректи в бібліотечній сфері відрізняються великою розмаїтістю і не вимагають для досягнення поставлених цілей формування інших проектів. У них відбито визначене коло завдань і розроблено методи, які стали вже традиційними, а також засоби управління створенням і реалізацією таких програмних документів, що вимагають наявності єдиної проектної команди. Залежно від мети монопроекти класифікуються на: організаційні, інноваційні, управлінські, дослідницькі, технічні, економічні, соціальні і змішані. Монопроекти можуть мати більш вузький цільовий масштаб, що, однак, не применшує їхнього значення. Зокрема, Кримська республіканська дитяча бібліотека ім. В. Орлова працює за проектами «Життя потребує милосердя» (робота з дітьми–інвалідами) та «Книга. Бібліотека. Сім’я»; Кіровоградська ОДБ ім. А. Гайдара — «Дитяча бібліотека — інформаційно-культурний центр з прав дитини», «Книга на службі педагога»; Черкаська ОДБ — «Край наш рідний — Черкащина»; Житомирська ОДБ — «Відчуй себе захищеним» (разом з відділом кримінальної міліції у справах неповнолітніх); ЦДБ ім. Т.Г. Шевченка м. Києва — «Мої перші кроки в бібліотеці»; «Кобзар у Вашому домі»; «Українські імена в світовій науці, культурі і мистецтві»; Сімферопольська ЦМДБ ім. А. Гайдара реалізує проект «Дитяча бібліотека + комп’ютер» (2003–2007 рр.).

Особливої уваги щодо здійснення проектної діяльності заслуговує досвід колег Чернігівської ОДБ ім. М. Островського: продовжується робота з упровадження проекту «Світ України» (Україна, її історія, культура, мова, література); п’ять років працює програма «Знай свої права, дитино»; чотири роки працює екологічна комплексна програма «Мандруємо екологічною стежиною» (на веб-сайті бібліотеки відкрито «Екологічну сторінку для сімейного читання», де розкриті глобальні і місцеві екологічні проблеми, є сторінка «чомучок», подано адреси сайтів з питань екології); відділ естетичного виховання працює за авторською програмою завідуючої відділом «Сходинки у прекрасне»; на засіданні обласного клубу ділового спілкування працівників відділів обслуговування учнів 5–9 кл., що проходило на базі Корюківської РДБ, прийнято обласну цільову екологічну програму на 2005–2007 рр.

Малі проекти найчастіше використовуються в невеликих бібліотеках. Ці проекти немасштабні, прості й обмежені ресурсами та часовими рамками. Значна частина з них планується і реалізується в зв’язку з якимись знаменними подіями в конкретному регіоні. Як правило, вони не вимагають додаткових ресурсів, терміни реалізації невеликі — від місяця до року. Малі проекти допускають ряд спрощень у процесі проектування, реалізації і формування команди. У таких проектах можливий короткочасний перерозподіл усіх видів ресурсів: інтелектуальних, фінансових, інформаційних, матеріальних та ін. Гнучка організація управління, ретельне визначення кінцевих цілей, чіткий розподіл завдань, взаємозаміщення членів команди, ефективність — ось основні особливості малих проектів. Наприклад, проект підготовки бібліотеки (як правило, протягом року) до відзначення свого ювілею. Такий проект включає розробку і проведення анкетування «Бібліотека очима читачів», підготовку ювілейного випуску місцевої газети, створення разом з регіональною студією телебачення короткометражного документального фільму про бібліотеку, видання інформаційно-бібліографічного збірника, присвяченого історії бібліотеки, її колекціям, відділам тощо.

Активне поширення методів управління проектами в бібліотечній сфері привело до утворення ще одного класу, що виходить за рамки традиційного розподілу на моно-, мульти- і мегапроекти. Мова йде про міжнародні проекти, що відрізняються значною складністю і високою вартістю. Оскільки розробка таких проектів враховує різну нормативну і правову базу країн–учасниць, відповідно збільшено тривалість підготовчого періоду, значно вищий рівень вимог до точності виконання. Прикладом може служити «Проект розвитку публічних бібліотек» відповідно до РНАRЕ-програми Європейського Союзу. Його було розпочато у 1995 р., здійснення зайняло півтора року, бюджет склав 286 000 екю. Мета — розвинути навички і знання професійного управління публічними бібліотеками в Центральній і Східній Європі. Для залучення до участі в проекті і зв’язаних з ним програмах було засновано грант Інституту «Відкрите суспільство» у розмірі 98 300 дол. У проекті брали участь Албанія, Бєларусь, Болгарія, Хорватія, Латвія, Литва, Молдова, Польща, Росія, Словаччина, Словенія, Україна, Чехія й Естонія. Відділ преси, освіти та культури Посольства США в Україні у 2001 році оголосив відкритий конкурс проектів «Інтернет для читачів публічних бібліотек (LEAp)». У цьому конкурсі брали участь і бібліотеки для дітей. І п’ять з них, виборовши перемогу, відкрили Інтернет-центри: Житомирська, Львівська, Херсонська ОДБ та Львівська і Севастопольська ЦМДБ.

Практична значимість класифікації проектів змушує звернути увагу на змістовні фактори, виходячи з яких бібліотечні проекти можна поділити на: пілотні, інвестиційні, інформаційні, інноваційні, маркетингові, стратегічні, організаційні, партнерські, економічні, освітні, соціально-культурні, проекти з підвищення кваліфікації тощо. Ключовим фактором виступає розробка методів і засобів управління проектами. Визнано, що першочергового розвитку вона вимагає в соціальній сфері, тому що ціна результатів таких проектів для суспільства надзвичайно висока, а реалізація соціальних програм, що є ядром проведених в Україні реформ, поки здійснюється, як правило, емпіричним шляхом. Усе сказане повною мірою відноситься до бібліотечної справи, яка виступає сьогодні важливим елементом соціальної сфери. Вихідним і широко розповсюдженим поняттям методики управління проектами є «життєвий цикл проекту». Вважається, що кожен проект від виникнення ідеї до повного завершення проходить ряд послідовних сходинок розвитку, повна сукупність яких і утворює життєвий цикл. Його прийнято розділяти на фази, фази — на стадії, стадії — на етапи. На практиці розподіл проекту може бути найрізноманітнішим. Головне, щоб він виявляв деякі важливі контрольні точки, під час проходження через які отримується додаткова інформація й оцінюються можливі напрями розвитку проекту.

Проектний цикл містить наступні етапи: концепцію, розробку, реалізацію, завершення. При цьому він є ланцюгом взаємозалежних управлінських рішень. Циклічність припускає реалізацію кожного етапу на основі вихідної інформації і результатів попереднього етапу. Процес здійснення проекту проходить у часі: він має початок і закінчення, вимагає протягом даного періоду визначених зусиль і витрат. З фазами життєвого циклу пов’язана динаміка розвитку проекту. Вона характеризується наступними особливостями: монотонне зростання зусиль на початковій фазі; прагнення до вирівнювання на фазі розробки; крутий підйом до піка на фазі реалізації; різкий спуск до нуля на заключній фазі.

Концепція, чи розробка ідеї. Розробка концепції проекту як початковий етап складається з формування його ідеї, аналізу існуючого стану даної проблеми, визначення вимог до проекту і дослідження проектних можливостей. Ідеї формулюються як кінцеві цілі проекту і шляхи їхнього досягнення. При цьому передбачається можливість визначення альтернативних наборів цілей, при формуванні яких повинні враховуватися, поряд з бібліотечними, також соціальні, економічні, регіональні фактори.

Дуже важливий фактор — вибір керівника проекту. Традиційно в бібліотеках ці функції здійснює адміністративний керівник. Це не завжди виправдано, оскільки управління проектами — сфера, що вимагає дещо інших умінь, знань і особистісних властивостей. Так, у проектній структурі потрібно, щоб керівник мав широкі навички професійного управління. Для того, щоб керувати проектною командою, він повинен сполучати знання в проектній галузі зі здібностями керівника. Однією з найважливіших функцій управління проектом є контроль і регулювання ходу реалізації. Контроль повинний забезпечити, насамперед, моніторинг реалізації проекту шляхом систематичного і планомірного спостереження за всіма процесами, що відбуваються. Крім того, завдання контролю полягає у виявленні відхилень від цілей проекту за допомогою критеріїв, нормативів і стандартів, які фіксуються в календарних планах, бюджетах, розрахованих потребах у трудових, фінансових і матеріальних ресурсах. З цим пов’язані й інші завдання контролю: прогнозування наслідків сформованої ситуації й обґрунтування необхідності коригуючих дій.

Як доводить практика, у ході реалізації проекту неможливо уникнути розбіжностей між запланованими цілями, ресурсами, заходами та їхнім реальним здійсненням. Оцінювання здійснюється в ході проекту, а також після його завершення. Очевидно, що його роль у цих двох випадках різна. Проводячи оцінювання у ході реалізації проекту, його результати використовують для впливу на подальші процеси. Вони можуть бути досить драматичними: аж до припинення проекту, переоцінки цілей чи реорганізації плану. Після завершення проекту оцінювання служить для визначення місця і ролі проекту в системі проектної діяльності бібліотеки.

Види контролю, які використовуються в бібліотечному менеджменті, можуть бути застосовані в управлінні проектами. Це попередній, поточний і заключний контроль. Попередній контроль здійснюється до фактичного початку робіт з реалізації проекту і спрямований на дотримання визначених правил і процедур. Він, як правило, торкається ресурсного забезпечення робіт, а також регіональної та соціальної значимості проекту. Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході реалізації за такими складовими, як терміни, вартість, ресурси, якість. Поточний контроль здійснюється з метою оперативного регулювання ходу реалізації проекту і ґрунтується на порівнянні досягнутих результатів із установленими в проекті вартісними, тимчасовими і ресурсними характеристиками. Заключний контроль здійснюється на стадії завершення проекту для оцінки його реалізації з погляду ефективності. На цій основі узагальнюються отримані результати (як кількісні, так і якісні) з метою наступної розробки і реалізації проектів-аналогів; удосконалюються процедури управління.

Сучасна бібліотека, функціонуючи в умовах управління проектом, як правило, застосовує два види звітів: фінансовий і змістовний. Контроль за фінансовими витратами здійснюється спеціальною групою контролю на чолі з керівника проекту. Протягом усього часу здійснення проекту порівнюються фактичні витрати із запланованими бюджетом; цей процес дозволяє вчасно виявляти недостачу або надлишок коштів, уживати відповідних заходів щодо усунення помилок, що виникають.

Отже, основні принципи побудови ефективної системи контролю проектної діяльності включають: систему інформування про стан проекту, чіткі плани і звіти, системи аналізу фактичних показників і тенденцій, системи негайного реагування. Ефективність реалізації проекту багато в чому залежить від членів проектної команди, від їхньої взаємодії як усередині свого колективу, так і з навколишнім бібліотечним середовищем.