Національна бібліотека України для дітей
     
Віртуальна довідка1
Наша адреса:
03190, Київ, вул. Януша Корчака, 60
 
Написать письмо
 
 
   
Пошук по сайту  
 
Skip Navigation Links.
Про бібліотеку
Загальна інформація
Режим роботи
Контакти
Структура
"Вікно в Америку"
ЗМІ про бібліотеку
Спонсори
Благодійний фонд розвитку
Державні закупівлі
Вакансії
Послуги та сервіси
Новини
Замовлення екскурсій
Бібліотечні події
Онлайн-проєкти
Читацькі об'єднання
Психологічна служба
Віртуальна довідка
Версія для слабозорих
Електронні ресурси
Електронний каталог
Електронна бібліотека
Видання бібліотек для дітей
Віртуальні книжкові виставки
Інтерактивні ресурси
Ключ
Почитайко
Т.Г. Шевченко для дітей
Бібліотека у форматі Д°
Музей книги
Творчість дітей
Пам'ятні літературні дати
Вибрані Інтернет-ресурси
Для дітей
Для дорослих
Дитячі бібліотеки в Інтернет
Це важливо знати
Читання - справа сімейна
ІнфоТека для дітей
ІнфоТека для дорослих
Інтернет-безпека для дітей
Інтернет-безпека для батьків
На допомогу бібліотекареві
Професійні новини
Бібліотеки України для дітей
Мережа бібліотек України для дітей
Національна секція IBBY
Асоціація дитячих бібліотекарів
Сторінка методиста
Проєкт "КОРДБА"
Інформаційна культура користувачів
Бібліотека + IT
Нові книги України
Книги обмінного фонду
Національна бібліотека України для дітей

Тамара Турбаніст,
заступник генерального директора НБУ для дітей

Основні аспекти управління проектами в бібліотечній діяльності

Під час радикальних змін найбільш адекватним механізмом управління стає проектна діяльність, яка є відмітною характеристикою організації роботи в науці, освіті, культурі та інших галузях, що вимагають постійних інновацій, ініціативи, уміння залучати ресурси і приймати управлінські рішення. Саме проектний менеджмент, або управління проектами, на думку більшості фахівців, стає важливою й актуальною сферою діяльності, що дозволяє бібліотеці постійно розвиватися. Проектне управління характеризують як тип менеджменту, як метод управління, або як організаційну структуру для розробки проектів і програм. Усі названі підходи відбивають різні аспекти трактування цього багатогранного поняття. Визначимо місце і методи проектного управління у формуванні соціально-культурного середовища регіону, процесу, в якому бібліотеки мають широкі можливості для участі. Основою концепції управління проектами є розгляд проекту як керованої зміни вихідного стану будь-якої системи (у т.ч. бібліотеки), зв’язану з витратами часу, засобів і ресурсів. Дане визначення характеризує більше організаційну сторону проектного управління. У соціально-економічному, глобальному аспектах управління проектами — це єдина цілісна методологія здійснення реформ. Тобто, можна сказати, що управління проектами — це управління змінами. Концентрованим виявленням великомасштабних змін є реформи. Самі по собі реформи виступають як взаємозалежна сукупність різноманітних за масштабами і складністю проектів: соціальних, організаційних, технічних, інвестиційних, інноваційних. У вітчизняних умовах реформи мають унікальний характер, оскільки радикальні зміни відбуваються в стислий історичний період. Здійснюється перехід від консервативної системи, стабільно функціонуючої довгий час, до бурхливих змін, які сторонньому спостерігачу можуть здаватися хаотичними. Можливість цілеспрямовано і систематично управляти цими складними процесами надає методологія проектного управління і програмування, яка є необхідним елементом стратегічного управління сучасною бібліотекою. Тобто програмування сьогодні виступає як найважливіший фактор включення бібліотеки в інтеграційні суспільні процеси.

Аналіз стану бібліотечної діяльності на тлі вітчизняного соціально-економічного реформування дозволяє обґрунтувати актуальність застосування управління проектами в бібліотечній сфері. Безсумнівно, ключовим фактором тут є широкі перетворення у найрізноманітніших галузях бібліотечної діяльності, що вимагає адекватного механізму управління реформами. Інший фактор — зростаюча складність проблем, які вирішуються сучасною бібліотекою. Треба сказати, що саме комплексність і багатоаспектність бібліотечної діяльності як об’єкта керівництва й у попередні періоди змушували звертатися до форм управління програмами. Нарешті, не менш важливим фактором є те, що управління проектами споконвічно створювалося і розвивалося в країнах з демократичною орієнтацією і ринковою економікою. Це знайшло відображення в методах рішення різноманітних задач щодо здійснення проектів.

Значимість застосування методології управління проектами в бібліотечній сфері визначається: по-перше, необхідністю її реформування; по-друге, складністю і комплексністю завдань, що розв’язуються сучасними бібліотеками; по-третє, розробленістю методології проектного управління у світовому менеджменті.

Поняття «проект» за Економічною енциклопедією — «задум, ідея, образ, втілені у формі опису, схем, креслень, розрахунків, обґрунтувань, числових показників» (Економічна енциклопедія.— К., 2001; Т., 2001), поєднує різноманітні види діяльності. Незважаючи на всю розмаїтість результатів, масштабів, характеру витрат і термінів реалізації, проекти мають кілька загальних характеристик:

  • спрямованість на досягнення конкретних цілей, тобто проект є разовим явищем, що містить послідовність взаємопов’язаних дій, які здійснюються протягом обмеженого часу і націлені на досягнення чітко визначеного результату;
  • неповторність, унікальність кожного проекту;
  • поєднаність зі змінами та координоване виконання численних взаємопов’язаних дій;
  • обмежений термін реалізації з визначеними початком і закінченням;
  • результативність та ефективність (у бібліотечній справі) і соціальна значимість проекту.

    Разом з тим таке розуміння понять «проект» і «управління проектами» породжує проблему їхнього співвідношення з іншими поняттями, що відбивають перспективно орієнтовану бібліотечну діяльність. Насамперед, мова йде про співвідношення проекту і програми — термінів, які часто вживаються як синоніми. Поширений варіант, коли програма іменується концепцією, і навпаки. Наприклад, винесений на широке обговорення проект Концепції загальнодержавної програми збагачення та розвитку культури і духовності українського суспільства на 2007–2011 роки (в одному документі державної ваги маємо три поняття — проект, концепція, програма!).

    Концепція (лат. — розуміння, система): 1) сукупність поглядів, спосіб розуміння, тлумачення окремого предмета дослідження; 2) провідний задум, що визначає стратегію дій у здійсненні реформ, програм, планів (Економічна енциклопедія –— К., 2001; Т., 2001). Найбільш загальна позиція в методології управління полягає в представленні понять «програма», «проект» як особливих форм моделювання різних систем діяльності.

    Наведемо визначення поняття «програма»: «Програма — план наміченої діяльності та її окремих видів» (Економічна енциклопедія.— К., 2001; Т., 2001). Отже, програмою є сукупність проектів, або проект, що відрізняється особливою складністю і методами управління. У програмах визначаються чіткі пріоритети і передбачається ресурсне забезпечення. Програмний підхід на рівні регіону дозволяє активізувати найефективніші варіанти розвитку території з найменшими витратами. Програми є основою державної бюджетної політики, орієнтованої на реалізацію найважливіших задач розвитку. Крім того, програма є предметом методологічної організації в тому сенсі, що вона виявляє не тільки системно-організаційний зміст діяльності, але й зміст тих науково-теоретичних знань, які залучаються для її реалізації. За ступенем важливості відповідно до наданого статусу виділяють державні, президентські, регіональні, галузеві цільові програми і проекти. Регіональним і галузевим програмам, залежно від важливості задач, може надаватися статус державних. Державні цільові програми є найважливішим засобом реалізації структурної політики держави, активного впливу на соціально-культурні процеси для досягнення поставлених цілей. У сукупності факторів розвитку бібліотечної справи ключову роль відіграють державні цільові програми, спрямовані на вирішення найактуальніших проблем сучасності. Серед діючих сьогодні — Державна програма розвитку і функціонування української мови на 2004–2010 роки, Державна програма «Українська книга», Указ Президента «Про деякі заходи з розвитку книговидавничої справи в Україні» (21.03.06, № 243).

    У своїй практичній діяльності ми нерідко звертаємось до досвіду російських колег, особливо з упровадження в роботу бібліотек нових інформаційних технологій. Першим з пріоритетних напрямів державної бібліотечної політики саме в цій галузі стала реалізація програми «Створення загальноросійської інформаційно-бібліотечної комп’ютерної мережі «Лібнет». У її рамках закладено основи національної нормативно-методичної бази, орієнтованої на широке впровадження нових інформаційних технологій у роботу бібліотек. Великим досягненням стала модернізація нормативної бази каталогізації. Продовжується модернізація комп’ютерного парку бібліотек системи Міністерства культури Росії і нарощування потужностей локальних мереж. У масштабах країни на кооперативній основі розгорнуто роботи зі створення регіональних інформаційно-бібліотечних мереж як ланок загальноросійської мережі «Лібнет». В Україні аналога мережі «Лібнет» не існує, натомість є Національна програма інформатизації на 2006–2008 роки, діє Указ Президента «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій» (20.10.05, № 1497), у плані роботи Міністерства культури і туризму України передбачено розробку, затвердження та забезпечення впровадження Програми створення і підтримки діяльності інформцентрів європейської інтеграції в публічних бібліотеках України та проекту Державної програми інформатизації бібліотек України.

    Початок нового тисячоліття для ЮНЕСКО ознаменувався прийняттям нової програми «Інформація для всіх», яка стала своєрідним узагальненням результатів діяльності організації в одній з найважливіших програмних галузей 1990-х рр.: «Комунікація, інформація та інформатика на службі людині». У той же час нова Програма націлена в майбутнє, пов’язане з вирішенням одного з головних завдань нашого часу — створенням глобального інформаційного суспільства. Базові положення програми, пройняті ідеями міжнародної Декларації прав людини, відбивають конституційний мандат ЮНЕСКО «підтримувати, зберігати, збільшувати і поширювати знання».

    Основою програми є конвергенція (лат. — наближатися, сходитися; сходження, зближення) інформаційно-телекомунікаційних технологій і концепція інформаційного суспільства, що затверджується у світі. У ній фактично формуються основи інформаційних прав суспільства майбутнього, створюється платформа для розвитку інтелектуального співробітництва між країнами у виробленні міжнародної політики в сфері його побудови.

    Програма «Інформація для всіх» складається з п’яти розділів: 1.«Розвиток інформаційної політики на міжнародному, регіональному і національному рівнях»; 2. «Розвиток людських ресурсів, навичок і умінь в інформації»; 3. «Посилення ролі інституцій у забезпеченні доступу до інформації»; 4. «Розвиток інструментів, способів і систем інформаційного менеджменту»; 5. «Інформаційні технології для освіти, науки, культури і комунікацій». Зміст програми охоплює практично весь спектр проблем, що стосуються створення, поширення і забезпечення доступу до інформаційних ресурсів. Вибудована ієрархія проблем створює основу для цільової орієнтації будь-якого конкретного проекту, що охоплює сферу інформації й інформатизації. Універсальність положень програми створює можливості для розвитку загальних стратегій, методів і інструментарію у побудові правового й вільного інформаційного суспільства.

    Російський національний комітет програми ЮНЕСКО «Інформація для всіх» створений наприкінці 2000 р. У нього ввійшли представники всіх основних міністерств і відомств, які займаються проблемами інформатизації країни, а також керівники організацій, що поєднують професійне Інтернет-співтовариство Росії. В Україні аналогічного національного комітету цієї програми не було створено. Разом з тим, необхідно сказати про участь українських бібліотек у проекті Комісії ЄС «Калімера» (повна назва «Використання в культурі: місцеві заклади як посередники в організації доступу до електронних ресурсів»), який створив підґрунтя для заснування довгострокової партнерської взаємодії закладів культури (бібліотек, музеїв, архівів тощо) європейських країн, а також для створення розвинутих мереж і систем з метою використання різних ресурсів знань в рамках Шостої Європейської Програми формування Єдиного Європейського Наукового Простору. Нашу державу в зазначеному проекті представляє Кіровоградська ОУНБ ім. Д. Чижевського, яка є його координатором в Україні та впроваджує сучасні інформаційно-комунікаційні технології у бібліотечну справу. Необхідно також зазначити, що за браком чітко сформульованих на національному рівні завдань державної політики щодо розширення доступу до знань, існуючі сьогодні реалізовані веб-проекти, що є переважно приватними чи громадськими ініціативами, демонструють можливості та переваги використання інформаційно-комунікаційних технологій в освіті, науці і культурі.

    Перший етап роботи з програми «Інформація для всіх» — пропаганда ідей програми серед різних верств суспільства, починає оформлюватися в реалізацію конкретних заходів. Тенденція до децентралізації державного управління, розвитку місцевого самоврядування спонукає бібліотеки йти шляхом реформування діяльності, припускає нову цільову настанову, а саме щодо участі бібліотек у цільових програмах збереження і розвитку культури регіонів. Тобто, ми говоримо про регіональні програми, які є системою взаємопов’язаних заходів, плану дій органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, спрямованих на забезпечення планомірно-пропорційного соціально-економічного розвитку регіону. Регіональні програми складають на короткотерміновий (до 1 року), середньотерміновий (від 1 до 5 років) і довготерміновий (понад 5 років) періоди.

    Звичайно цільові програми містять безліч взаємозалежних проектів, об’єднаних загальними завданнями, виділеними ресурсами і часом, відведеним для їхнього виконання. Такі програми можуть бути міжнародними, державними, національними, регіональними, міжрегіональними, галузевими, міжгалузевими і змішаними. Як правило, програми формуються, підтримуються і координуються на верхніх рівнях управління: державному (міждержавному), обласному, міському та ін. Складність проекту і вибір для його здійснення відповідних методів і засобів управління визначають, насамперед, його масштаби, а потім і його тип. У зв’язку з цим усі проекти, що здійснюються в бібліотечній сфері, доцільно об’єднати в чотири класи — мегапроекти, мультипроекти, монопроекти, малі проекти.

    Мегапроекти — це цільові програми розвитку культури. Вони містять, як правило, ряд взаємозалежних проектів розвитку не тільки бібліотек, а й музеїв, театрів, центрів дозвілля, тобто всього культурного середовища, поєднаних у мегапроекті загальною метою, виділеними ресурсами і часом, відведеним для їхнього виконання.

    Мегапроекти мають низку відмінних рис: високу вартість; трудомісткість; тривалість реалізації; віддаленість районів реалізації, а отже, додаткові витрати на інфраструктуру; вплив на соціальне і культурне середовище регіону і навіть країни в цілому. Класичним прикладом мегапроекту є «Пушкінська бібліотека» — програма, ініційована Інститутом «Відкрите суспільство». Проект було розраховано на три роки, починаючи з 1998 р. Його мета — формування інфраструктури, що поєднує видавців, книгорозповсюджувачів, бібліотеки, користувачів. Для цього передбачалося видання і розповсюдження по бібліотеках необхідної суспільству літератури з економіки, політології, права, психології, філософії, літературознавства, культурології, дитячої і художньої, довідників. У рамках проекту здійснюється автоматизація найбільших регіональних і, частково, районних бібліотек. Бібліографічна інформація про книги розміщується в друкованих і електронних каталогах, а також в Інтернеті — для видавців, книгорозповсюджувачів, бібліотекарів. На сьогодні цей мегапроект, зберігши назву, трансформувався у некомерційний фонд підтримки книговидання, освіти і нових інформаційних технологій. Співпраця НФ «Пушкінська бібліотека» з бібліотеками базується на діяльності регіональних бібліотечних центрів (РБЦ), які є провідниками і координаторами його програм у регіонах. У рамках Фонду діють програми, безпосередньо пов’язані з бібліотеками: «Сільська бібліотека», «Читання», «Позакласне читання».

    Наступний клас складають мультипроекти — комплексні програми, пов’язані з визначенням концепцій і напрямів стратегічного розвитку бібліотек, пристосованого до динамічних змін зовнішнього середовища. Такий тип програмування формується в бібліотечній сфері на рівні малого міста. Якщо поставити за мету розробку концепції використання потенціалу малого міста в реалізації програми збереження, відродження і розвитку культури, то положення цієї концепції стануть фундаментом побудови соціального проекту розвитку бібліотечного обслуговування. При цьому треба враховувати той факт, що у проектуванні регіонального розвитку бібліотечного обслуговування має реалізовуватися диференційований ситуаційний підхід. Обов’язковою умовою такого підходу буде здійснення типології районних централізованих бібліотечних систем малих міст, яку покладено в основу диференціації регіональних мультипроектів. Глибока обізнаність з реальним життям наших малих міст дає нам підставу для визначення таких типів ЦБС:

  • міст застійної бідності, де головне завдання програми — збереження осередків культури;
  • молодих міст і міст соціального бідування; значна частина населення таких міст — люди молоді, освічені, інтелігентні, тому мета, яка є пріоритетною, — формування нової соціокультурної сфери, багато в чому досягається за безпосередньої і зацікавленої участі населення;
  • міст зі значним міграційним приростом населення, де бібліотека, разом з іншими структурами, бере на себе місію соціально-культурної адаптації біженців.

    Ще раз підкреслимо, що мультипроекти відбивають важливі тенденції в розвитку управління бібліотечною справою на регіональному рівні. Перша з них — взаємодія бібліотеки з різними культурними співтовариствами, освітніми й інформаційними установами в єдиному процесі формування культурного середовища регіону.

    Третій клас проектів — монопроекти. Вони здійснюються на рівні однієї бібліотеки, мають визначену мету, чіткі норми фінансів, ресурсів, часу. Монопректи в бібліотечній сфері відрізняються великою розмаїтістю і не вимагають для досягнення поставлених цілей формування інших проектів. У них відбито визначене коло завдань і розроблено методи, які стали вже традиційними, а також засоби управління створенням і реалізацією таких програмних документів, що вимагають наявності єдиної проектної команди. Залежно від мети монопроекти класифікуються на: організаційні, інноваційні, управлінські, дослідницькі, технічні, економічні, соціальні і змішані. Монопроекти можуть мати більш вузький цільовий масштаб, що, однак, не применшує їхнього значення. Зокрема, Кримська республіканська дитяча бібліотека ім. В. Орлова працює за проектами «Життя потребує милосердя» (робота з дітьми–інвалідами) та «Книга. Бібліотека. Сім’я»; Кіровоградська ОДБ ім. А. Гайдара — «Дитяча бібліотека — інформаційно-культурний центр з прав дитини», «Книга на службі педагога»; Черкаська ОДБ — «Край наш рідний — Черкащина»; Житомирська ОДБ — «Відчуй себе захищеним» (разом з відділом кримінальної міліції у справах неповнолітніх); ЦДБ ім. Т.Г. Шевченка м. Києва — «Мої перші кроки в бібліотеці»; «Кобзар у Вашому домі»; «Українські імена в світовій науці, культурі і мистецтві»; Сімферопольська ЦМДБ ім. А. Гайдара реалізує проект «Дитяча бібліотека + комп’ютер» (2003–2007 рр.).

    Особливої уваги щодо здійснення проектної діяльності заслуговує досвід колег Чернігівської ОДБ ім. М. Островського: продовжується робота з упровадження проекту «Світ України» (Україна, її історія, культура, мова, література); п’ять років працює програма «Знай свої права, дитино»; чотири роки працює екологічна комплексна програма «Мандруємо екологічною стежиною» (на веб-сайті бібліотеки відкрито «Екологічну сторінку для сімейного читання», де розкриті глобальні і місцеві екологічні проблеми, є сторінка «чомучок», подано адреси сайтів з питань екології); відділ естетичного виховання працює за авторською програмою завідуючої відділом «Сходинки у прекрасне»; на засіданні обласного клубу ділового спілкування працівників відділів обслуговування учнів 5–9 кл., що проходило на базі Корюківської РДБ, прийнято обласну цільову екологічну програму на 2005–2007 рр.

    Малі проекти найчастіше використовуються в невеликих бібліотеках. Ці проекти немасштабні, прості й обмежені ресурсами та часовими рамками. Значна частина з них планується і реалізується в зв’язку з якимись знаменними подіями в конкретному регіоні. Як правило, вони не вимагають додаткових ресурсів, терміни реалізації невеликі — від місяця до року. Малі проекти допускають ряд спрощень у процесі проектування, реалізації і формування команди. У таких проектах можливий короткочасний перерозподіл усіх видів ресурсів: інтелектуальних, фінансових, інформаційних, матеріальних та ін. Гнучка організація управління, ретельне визначення кінцевих цілей, чіткий розподіл завдань, взаємозаміщення членів команди, ефективність — ось основні особливості малих проектів. Наприклад, проект підготовки бібліотеки (як правило, протягом року) до відзначення свого ювілею. Такий проект включає розробку і проведення анкетування «Бібліотека очима читачів», підготовку ювілейного випуску місцевої газети, створення разом з регіональною студією телебачення короткометражного документального фільму про бібліотеку, видання інформаційно-бібліографічного збірника, присвяченого історії бібліотеки, її колекціям, відділам тощо.

    Активне поширення методів управління проектами в бібліотечній сфері привело до утворення ще одного класу, що виходить за рамки традиційного розподілу на моно-, мульти- і мегапроекти. Мова йде про міжнародні проекти, що відрізняються значною складністю і високою вартістю. Оскільки розробка таких проектів враховує різну нормативну і правову базу країн–учасниць, відповідно збільшено тривалість підготовчого періоду, значно вищий рівень вимог до точності виконання. Прикладом може служити «Проект розвитку публічних бібліотек» відповідно до РНАRЕ-програми Європейського Союзу. Його було розпочато у 1995 р., здійснення зайняло півтора року, бюджет склав 286 000 екю. Мета — розвинути навички і знання професійного управління публічними бібліотеками в Центральній і Східній Європі. Для залучення до участі в проекті і зв’язаних з ним програмах було засновано грант Інституту «Відкрите суспільство» у розмірі 98 300 дол. У проекті брали участь Албанія, Бєларусь, Болгарія, Хорватія, Латвія, Литва, Молдова, Польща, Росія, Словаччина, Словенія, Україна, Чехія й Естонія. Відділ преси, освіти та культури Посольства США в Україні у 2001 році оголосив відкритий конкурс проектів «Інтернет для читачів публічних бібліотек (LEAp)». У цьому конкурсі брали участь і бібліотеки для дітей. І п’ять з них, виборовши перемогу, відкрили Інтернет-центри: Житомирська, Львівська, Херсонська ОДБ та Львівська і Севастопольська ЦМДБ.

    Практична значимість класифікації проектів змушує звернути увагу на змістовні фактори, виходячи з яких бібліотечні проекти можна поділити на: пілотні, інвестиційні, інформаційні, інноваційні, маркетингові, стратегічні, організаційні, партнерські, економічні, освітні, соціально-культурні, проекти з підвищення кваліфікації тощо. Ключовим фактором виступає розробка методів і засобів управління проектами. Визнано, що першочергового розвитку вона вимагає в соціальній сфері, тому що ціна результатів таких проектів для суспільства надзвичайно висока, а реалізація соціальних програм, що є ядром проведених в Україні реформ, поки здійснюється, як правило, емпіричним шляхом. Усе сказане повною мірою відноситься до бібліотечної справи, яка виступає сьогодні важливим елементом соціальної сфери. Вихідним і широко розповсюдженим поняттям методики управління проектами є «життєвий цикл проекту». Вважається, що кожен проект від виникнення ідеї до повного завершення проходить ряд послідовних сходинок розвитку, повна сукупність яких і утворює життєвий цикл. Його прийнято розділяти на фази, фази — на стадії, стадії — на етапи. На практиці розподіл проекту може бути найрізноманітнішим. Головне, щоб він виявляв деякі важливі контрольні точки, під час проходження через які отримується додаткова інформація й оцінюються можливі напрями розвитку проекту.

    Проектний цикл містить наступні етапи: концепцію, розробку, реалізацію, завершення. При цьому він є ланцюгом взаємозалежних управлінських рішень. Циклічність припускає реалізацію кожного етапу на основі вихідної інформації і результатів попереднього етапу. Процес здійснення проекту проходить у часі: він має початок і закінчення, вимагає протягом даного періоду визначених зусиль і витрат. З фазами життєвого циклу пов’язана динаміка розвитку проекту. Вона характеризується наступними особливостями: монотонне зростання зусиль на початковій фазі; прагнення до вирівнювання на фазі розробки; крутий підйом до піка на фазі реалізації; різкий спуск до нуля на заключній фазі.

    Концепція, чи розробка ідеї. Розробка концепції проекту як початковий етап складається з формування його ідеї, аналізу існуючого стану даної проблеми, визначення вимог до проекту і дослідження проектних можливостей. Ідеї формулюються як кінцеві цілі проекту і шляхи їхнього досягнення. При цьому передбачається можливість визначення альтернативних наборів цілей, при формуванні яких повинні враховуватися, поряд з бібліотечними, також соціальні, економічні, регіональні фактори.

    Дуже важливий фактор — вибір керівника проекту. Традиційно в бібліотеках ці функції здійснює адміністративний керівник. Це не завжди виправдано, оскільки управління проектами — сфера, що вимагає дещо інших умінь, знань і особистісних властивостей. Так, у проектній структурі потрібно, щоб керівник мав широкі навички професійного управління. Для того, щоб керувати проектною командою, він повинен сполучати знання в проектній галузі зі здібностями керівника. Однією з найважливіших функцій управління проектом є контроль і регулювання ходу реалізації. Контроль повинний забезпечити, насамперед, моніторинг реалізації проекту шляхом систематичного і планомірного спостереження за всіма процесами, що відбуваються. Крім того, завдання контролю полягає у виявленні відхилень від цілей проекту за допомогою критеріїв, нормативів і стандартів, які фіксуються в календарних планах, бюджетах, розрахованих потребах у трудових, фінансових і матеріальних ресурсах. З цим пов’язані й інші завдання контролю: прогнозування наслідків сформованої ситуації й обґрунтування необхідності коригуючих дій.

    Як доводить практика, у ході реалізації проекту неможливо уникнути розбіжностей між запланованими цілями, ресурсами, заходами та їхнім реальним здійсненням. Оцінювання здійснюється в ході проекту, а також після його завершення. Очевидно, що його роль у цих двох випадках різна. Проводячи оцінювання у ході реалізації проекту, його результати використовують для впливу на подальші процеси. Вони можуть бути досить драматичними: аж до припинення проекту, переоцінки цілей чи реорганізації плану. Після завершення проекту оцінювання служить для визначення місця і ролі проекту в системі проектної діяльності бібліотеки.

    Види контролю, які використовуються в бібліотечному менеджменті, можуть бути застосовані в управлінні проектами. Це попередній, поточний і заключний контроль. Попередній контроль здійснюється до фактичного початку робіт з реалізації проекту і спрямований на дотримання визначених правил і процедур. Він, як правило, торкається ресурсного забезпечення робіт, а також регіональної та соціальної значимості проекту. Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході реалізації за такими складовими, як терміни, вартість, ресурси, якість. Поточний контроль здійснюється з метою оперативного регулювання ходу реалізації проекту і ґрунтується на порівнянні досягнутих результатів із установленими в проекті вартісними, тимчасовими і ресурсними характеристиками. Заключний контроль здійснюється на стадії завершення проекту для оцінки його реалізації з погляду ефективності. На цій основі узагальнюються отримані результати (як кількісні, так і якісні) з метою наступної розробки і реалізації проектів-аналогів; удосконалюються процедури управління.

    Сучасна бібліотека, функціонуючи в умовах управління проектом, як правило, застосовує два види звітів: фінансовий і змістовний. Контроль за фінансовими витратами здійснюється спеціальною групою контролю на чолі з керівника проекту. Протягом усього часу здійснення проекту порівнюються фактичні витрати із запланованими бюджетом; цей процес дозволяє вчасно виявляти недостачу або надлишок коштів, уживати відповідних заходів щодо усунення помилок, що виникають.

    Отже, основні принципи побудови ефективної системи контролю проектної діяльності включають: систему інформування про стан проекту, чіткі плани і звіти, системи аналізу фактичних показників і тенденцій, системи негайного реагування. Ефективність реалізації проекту багато в чому залежить від членів проектної команди, від їхньої взаємодії як усередині свого колективу, так і з навколишнім бібліотечним середовищем.

  •  

    Для редагування, видалення інформаціі про дитину з сайту або повідомлення про нелегальний контент Ви можете звернутися за адресою: library@chl.kiev.ua

     
     
    Останнє оновлення: 12/1/2022
    © 1999-2010р. Національна бібліотека України для дітей